مدیریت زمان یکی از مهارت‌های اساسی برای موفقیت در کسب و کار است. افراد زیادی هستند که به دلیل نداشتن تمرکز برای مدیریت زمان کاری، ساعت‌های زیادی را در طول روز هدر می‌دهند. تعدادی از کارشناسان حرفه‌ای کسب و کار، روش‌های ساده‌ای برای کنترل زمان کاری پیشنهاد می‌دهند. در ادامه با ما همراه باشید.

افراد زیادی هستند که بخش زیادی از زمان کاری خود را هدر می‌دهند. به بیان دیگر آنها نمی‌توانند حداکثر استفاده را از زمان داشته باشند و مدیریت زمان را به خوبی بلد نیستند. روش‌های ساده‌ای وجود دارد که افراد می‌توانند با به کار گرفتن آنها، حداکثر استفاده از زمان کاری خود را داشته باشند و در پایان روز تمامی وظایف کاری خود را به انجام برسانند.

دیوید آلن (David Allen) و مرلین مان (Merlin Mann) دو نویسنده‌ی حرفه‌ای در زمینه‌ی کسب و کار هستند که روش‌های ساده و کوتاهی را برای مدیریت زمان معرفی کرده‌اند. در ادامه با تعدادی از این روش‌ها آشنا می‌شویم:

ایمیل‌ها را کنترل کنید

پاسخ دادن یا رد کردن یک ایمیل نباید زمانی بیشتر از دو دقیقه بگیرد. اعلان‌های دریافت ایمیل را در کامپیوتر و گجت‌های خود غیرفعال کنید. سعی کنید ایمیل‌های کوتاه ارسال کنید و تنها به ایمیل‌های ضروری پاسخ دهید. بهترین کار برای مدیریت این مسئله، اختصاص زمانی جداگانه در روز برای رسیدگی به ایمیل‌ها است. فراموش نکنید که تکنولوژی خدمتکار خوبی است که البته گاهی اوقات می‌تواند به عنوان یک ارباب به شما دستور دهد.

زمان‌های کوتاهی را برای استراحت و تمرکز اختصاص دهید

سعی کنید زمان‌های کوتاهی را در طول روز مشخص کنید و از پشت میز کارتان و فضای کاری کمی دور شوید. در این زمان به استراحت جزئی و تلاش برای کسب تمرکز دوباره بپردازید. نیازی نیست به طور کامل محل کار را ترک کنید. همین که چند قدمی در اتاق کار طی کنید و به مسائل کاری از دید دیگری فکر کنید کافی است. با این کار انرژی طول روز خود را بازیابی می‌کنید.

لیست کارهای روزانه و هفتگی داشته باشید

این مورد توصیه‌ای است که در اکثر مقاله‌های آموزشی کسب و کار می‌خوانیم. به همین دلیل اهمیت آن از همه‌ی روش‌ها بیشتر است. افراد باید لیست‌های روزانه، هفتگی و ماهانه برای وظایف کاری خود داشته باشند و به آنها پایبند باشند. ابزار مورداستفاده برای این کار مهم نیست. تنها نکته‌ی مهم این است که این لیست به راحتی در دسترس و دید شما باشد. سعی کنید در نوشتن وظایف روزانه واقع‌گرا باشید. اگر لیست‌های شما بیش از حد طولانی باشند و نتوانید به آنها عمل کنید، پس از مدتی دل‌سرد می‌شوید.

زمانی را به پرورش خلاقیت اختصاص دهید

در طول روز ساعتی را برای پرورش خلاقیت اختصاص دهید. ارتباطات را قطع کنید و در تنهایی به مسائل و مشکلات مختلف از دیدگاهی خلاقانه نگاه کنید. به دنبال ایده‌ها و روش‌های جدید برای انجام کارها باشید. برای شروع پروژه‌های جدید ایده‌پردازی کنید و سعی کنید ذهن خود را برای پرورش ایده‌های نو آماده کنید.

جلسه‌های غیر ضروری را حذف کنید

همه‌ی افراد می‌دانند که زمان زیادی از طول یک جلسه‌ی کاری، هدر می‌رود. بهتر است تنها در جلساتی شرکت کنید که حتما به آنها نیاز دارید یا مدیر شما به شما دستور شرکت در جلسه را داده است. اگر به عنوان یک مدیر فعالیت می‌کنید، بهتر است زمان‌بندی مناسبی برای برگزاری جلسات داشته باشید. اهداف جلسه را به روشنی بیان کنید و سعی کنید زمان جلسات را تا حد امکان کاهش دهید تا شرکت‌کنندگان نیز برای استفاده‌ی حداکثری از این زمان تلاش کنند.

یادگیری یک زبان خارجی می‌تواند آغاز ورود به یک دنیای جدید باشد. با توجه به کم‌رنگ شدن مرزهای ارتباطات، اهمیت این مسئله روز به روز شکل جدی‌تری به خود می‌گیرد. با ما همراه باشید تا ۷ راهکار سریع  یادگیری زبان خارجی را مرور کنیم.

تجربه نشان داده است که یادگیری زبان خارجی برای یک بزرگسال با چالش‌های زیادی روبرو است. برای مثال، یادگیری گرامر سخت بوده و از آن بدتر تلفظ صحیح کلمات است. “النا پروکوپتز” که یک نویسنده‌ی جهانگرد است به سه زبان تسلط دارد. در ادامه راهکارهایی را معرفی خواهیم کرد که بر مبنای مطالعات آموزشی و شخصی پروکوپتز به دست آمده‌اند:

۱. بر یادگیری تمرکز داشته باشید و ابتدا آواها را بیاموزید

یادگیری یک زبان جدید در دوران کودکی کار آسان‌تری است. یکی از دلایلش هم این است که کودکان توانایی قابل توجهی در درک تفاوت آواها و اصوات در همه‌ی زبان‌ها دارند و به سرعت آن‌ها را به خاطر می‌سپارند. به همین دلیل همه‌ی ما زبان مادری را به خوبی فرا گرفته‌ایم. هر چه سن ما بالاتر می‌رود، این توانایی فوق‌العاده برای تمایز آواها کم‌تر می‌شود. به عنوان مثال، معمولا دانش‌آموزان بزرگسال ژاپنی در درک تفاوت دو صدای R و L حروف الفبای انگلیسی مشکل دارند.

ممکن است این سوال پیش بیاید که آیا امکان کسب این توانایی برای به خاطر سپردن آواها و کلمات خارجی وجود دارد؟ علم پاسخ مثبت به این پرسش می‌دهد. در اینجا راه حل این است که قبل از به ذهن سپردن کلمات و یادگیری گرامر، با آواهای زبان آشنا شوید و آن‌ها را با تکرار به خاطر بسپارید. از این رو لازم است بیشتر زمان خود را صرف شنیدن و تکرار واژه‌ها و آواها کنید. اگر این امکان را دارید که در تقویت مکالمه‌ی خود بازخورد سریع بگیرید، عملکرد شما به شکل چشم‌گیری بهتر خواهد شد. در این‌باره استفاده از نرم‌افزارهای آموزشی مانند Rosetta Stone و Gritty Spanish هم پیشنهاد می‌شود. علاوه بر این، مطالعات ثابت کرده‌اند که گوش دادن به آرایه‌ی وسیعی از آواها می‌تواند مغز شما را آموزش دهد و به شما کمک می‌کند تا آموخته‌های خود را به دنیای بیرون انتقال دهید.

۲. از تکنیک “فاصله و تکرار” استفاده کنید

تکنیک فاصله و تکرار یک روش قدیمی محسوب می‌شود اما تا به حال خوب جواب داده است. این روش کمک می‌کند تا کلمات را بهتر به خاطر بسپارید. در این تکنیک شما باید هر کلمه را در فواصل زمانی مشخص، مرور کنید. در ابتدا این فاصله‌های زمانی کوتاه است. برای مثال برای مرور کلمه یا عبارت جدید ابتدا جلسه به جلسه پیش می‌روید و بعد از آن فاصله‌ی زمانی را به چند روز و چند هفته افزایش می‌دهید.

در نمودار زیر، روند این فرآیند نشان داده شده است:

.  خودتان را نیشگون بگیرید

این راهکار توسط “مانش سدی” پیشنهاد شده است. سدی یک جهانگرد است که در بزرگسالی توانسته است به ۴ زبان خارجی مسلط شود. در روش پیشنهادی سدی از یک محرک منفی برای بهبود یادگیری استفاده می‌شود.

البته این روش هم علاوه بر این که تجربه‌ی شخصی است، مبنای علمی دارد. بنا به مطالعات انجام شده در دپارتمان مرکز علوم عصبی و روانشناسی دانشگاه نیویورک، عکسالعمل بدن شما نسبت به تهدید یا محرک منفی می‌تواند کیفیت عملکرد حافظه را افزایش دهد. محققان این مرکز در آزمایشات خود در صورت پاسخ نادرست از شوک‌های خفیف الکتریکی استفاده می‌کردند.

حالا از نتیجه‌ی این مطالعه چطور می‌توان در یادگیری زبان استفاده کرد؟ (مطمئنا پیشنهاد نمی‌کنیم که شوک الکتریکی به خود وارد کنید!)

• برای یادگیری کلمات و گرامر، فلشکارت‌هایی را تهیه کنید.
• در این مرحله نیشگون محکمی از خود بگیرید تا عکسالعمل بدن شما نسبت به تهدید فعال شود.
• مروری بر فلشکارت‌ها داشته باشید. فلشکارت‌ها می‌تواند حاوی صفت‌ها یا هر گروه دیگری از کلمات باشند. در این مرحله نیازی نیست خود را نیشگون بگیرید.
• حالا فلشکارت‌های خود را که براساس گروه‌های مختلف کلمات (فعل، صفت، قید و غیره) دسته‌بندی شده‌اند، مرور کنید و به ازای هر کلمه یک نیشگون کوچک از خود بگیرید. بعضی مواقع لازم است قبل از این که سراغ کارت بعدی بروید، روی کارت قبلی مطالعه‌ای داشته باشید.
• در طول جلسات مطالعه فقط در صورت فراموش کردن کلمه خود را نیشگون بگیرید. هدف شما در واقع افزایش تمرکز حافظه بر روی واژه‌هایی است که به خاطر سپردن آن‌ها برای‌تان مشکل است. در این مرحله هم قبل از خواندن کارت بعدی، روی کارت قبلی تمرکز کنید.

۴. یک برنامه‌ریزی یادگیری قبل از خواب داشته باشید

یکی از فواید بزرگ خواب این است که اجازه می‌دهد بخش فعال حافظه پاک شود و آمادگی یادگیری افزایش پیدا کند. مطالعه‌ی قبل از خواب کمک می‌کند که تمام اطلاعاتی که به ذهن خود وارد کرده‌اید در حافظه‌ی بلندمدت شما ثبت شوند.