قابلیتهای ورد مایکروسافت (Microsoft Word) به قدری زیاد هستند که هر کسی نمی‌تواند ادعا کند همه آنها را می‌شناسد و در امور روزانه خود به کار می‌گیرد. در این مقاله به معرفی برخی از این موارد می‌پردازیم که احتمالا با آنها آشنا نیستید.
اگر از آن دسته کاربرانی هستید که برنامه ورد را به صورت روزانه و برای امور خود مورد استفاده قرار می‌دهند، احتمالا با تعداد محدودی از قابلیتهای ورد مایکروسافت آشنایی دارید و به صورت مداوم از همان موارد استفاده می‌کنید. احتمالا با قابلیت‌هایی نظیر کشیدن جدول، تغییر فونت متون و تغییر اندازه هدر و فوتر آشنایی داشته باشید. با این حال استفاده یکنواخت و همیشگی می‌تواند منجر به محدود شدن تسلط شما بر تمامی قابلیتهای ورد مایکروسافت شود. شاید برخی از این موارد را بشناسید اما در طول زمان آنها را فراموش کنید، شاید هم اصلا نمی‌دانید برخی امکانات ویژه در برنامه Word وجود دارند.
ما در این مقاله تعدادی از قابلیتهای ورد مایکروسافت که اکثر کاربران با آنها آشنایی ندارند را مورد بررسی قرار داده‌ایم؛ از قابلیت ویرایش خودکار گرفته تا نوشتن معادله و مواردی از این قبیل. اگر می‌خواهید از این به بعد نهایت بهره را از برنامه کاربردی ورد ببرید، حتما لیست ۱۰ موردی ما در این مقاله را مطالعه کنید.
۱- Researcher در وقت شما صرفه‌جویی خواهد کرد
شاید بخواهید برای کلاس خود یک متن کوتاه و یک صفحه‌ای بنویسید یا برای پژوهش خود یک متن کوتاه را تایپ کنید. در همین زمینه یکی از قابلیتهای ورد مایکروسافت می‌تواند به کمکتان بیاید. با استفاده از بخش Researcher قطعا در وقت و تلاش خود صرفه‌جویی خواهید کرد.
جهت دسترسی به این بخش به تب References رفته و در بخش Research گزینه Researcher را انتخاب کنید. وقتی که نوار کناری مربوط به این قسمت باز شد، کلیدواژه یا عبارت مورد نظر خود را در باکس جست‌وجو وارد کنید. این ابزار به کمک موتور بینگ عبارت مورد نظر شما را در اینترنت جست و جو کرده و نتایج مربوطه را در همان نوار کناری ارائه می‌کند.
جهت بررسی هر یک از موارد و نتایج نهایی، کافیست بر روی آن کلیک کنید تا جزئیات بیشتر نمایش داده شود. سپس می‌توانید به کمک گزینه + در بالای نوار Research یک سند جدید بسازید. حالا متن مورد نظر از مقاله نهایی را جهت افزودن به فایل ورد خود انتخاب کنید.
اگر در سند خود یک بخش کتاب‌شناسی یا فهرست‌شناسی دارید، امکان آپدیت کردن آن به این منابع جدید نیز فراهم شده است. بر روی منبع مورد نظر کلیک کنید و در منوی کشویی همین بخش گزینه Update Citations and Bibliography را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید در بخش یاد شده با رفتن به قسمت Bibliography یک فهرست جدید ایجاد کنید. کافیست گزینه Insert Bibliography را انتخاب کنید.
این مورد از قابلیتهای ورد مایکروسافت در نسخه ۲۰۱۶ این برنامه و برای مشترکین Office 365 در دسترس قرار گرفته است.
۲- استفاده از بخش Accessibility Checker
اگر می‌خواهید افراد معلول و ناتوان بتوانند از مقالات و اسناد شما نهایت بهره را ببرند و امکان مطالعه و ویرایش برای آنها فراهم باشد، حتما باید از این قابلیت ورد استفاده کنید. این یکی دیگر از قابلیتهای ورد مایکروسافت است که سند شما را اسکن کرده و مشکلات احتمالی را شناسایی و برطرف می‌کند.
مواردی که توسط این ابزار مورد بررسی قرار می‌گیرند عبارتند از استایل عناوین در متن، کارکترهای سفید تکراری و کپشن‌های بسته برای ویدیوها. زمانی که آماده هستید تا بررسی بر روی سند شما صورت گیرد، به تب Review در برنامه ورد رفته و گزینه Check Accessibility را انتخاب کنید.
در اینجا نیز یک منو در کنار صفحه باز می‌شود و ارورهای پیدا شده را نمایش می‌دهد. علاوه بر این پیشنهاداتی جهت بهتر شدن سند کاربر ارائه خواهد شد. با کلیک بر روی هر مورد، عبارات مربوط به آن در متن نمایش داده می‌شود. در نهایت به کمک اطلاعات روی این منو می‌توان مشکلات مربوطه را حل کرد.
اگر اسنادی طراحی می‌کنید تا در اختیار سایر افراد قرار گیرند، بسیار مهم است که افراد معلول و ناتوان نیز بتوانند از آنها بهره ببرند. موارد و مشکلات مرتبط با این موضوع را نیز به کمک قابلیتهای ورد مایکروسافت می‌توان با یک کلیک رفع کرد.
اگر می‌خواهید لیست کامل قوانین مربوط به بخش مذکور را در اختیار داشته باشید، بخش Accessibility Checker را باز کرده و در انتهای این بخش گزینه Read more about making documents accessible را انتخاب کنید. در اینجا امکان بررسی تمامی قوانین و موارد مهم فراهم شده است.
۳- افزودن یک ویدیو آنلاین
شاید سند شما مربوط به یک جلسه آموزشی، دستورالعملی خاص یا منبع ویدیویی باشد. یکی دیگر از قابلیتهای ورد مایکروسافت در همین راستا طراحی شده است و امکان افزودن یک ویدیو آنلاین به کمک آن فراهم شده تا در کنار کلمات و متن کاربر قرار گیرد.
به تب Insert در برنامه رفته و در بخش Media گزینه Online Video را انتخاب کنید. حالا در اینجا برای افزودن ویدیو سه گزینه پیش رو دارید. می‌توانید در موتور جست‌وجوی بینگ یا شبکه اجتماعی یوتیوب به جست و جو پرداخته یا کد مخصوص embed ویدیو را در باکس مربوطه وارد کنید.
اگر خواستید به جست و جوی ویدیو در یوتیوب یا بینگ بپردازید، پس از وارد کردن عبارت مدنظر و پیدا کردن ویدیو، گزینه Insert را جهت قرار دادن آن در سند انتخاب کنید. سپس امکان انتقال، تغییر اندازه و چرخش ویدیو برای کاربران فراهم شده است. پس اگر یک ویدیو تنها چیزی است که سند شما به آن نیاز دارد، این قابیت ویژه ورد را فراموش نکنید!
۴- مقایسه یا ادغام اسناد
آیا تاکنون برای تکمیل پروژه خاصی مجبور به مقایسه و یا ادغام دو یا چند سند بوده‌اید؟ ممکن است برای تکمیل یک پروژه، چندین نفر برای شما فایل ورد خاصی ارسال کنند و شما به عنوان مسئول اصلی مجبور باشید همه آنها را در هم ادغام کنید و چکیده‌ای معنادار از آن تولید شود. برای چنین شرایطی قابلیت Compare and Combine ورد به کمک شما می‌آید.
این مورد نیز یکی دیگر از قابلیتهای ورد مایکروسافت به شمار می‌رود که کمتر کسی با آن آشنایی دارد. جهت دسترسی به آن به تب Review رفته و گزینه Compare را پیدا کنید. حالا در بخش جدیدی که باز می‌شود جهت مقایسه اسناد گزینه Compare و برای ادغام آنها از گزینه Combine استفاده کنید. هر دو مورد یک منوی پاپ آپ در رایانه شما نمایش می‌دهند تا اسناد مورد نظر در هارد را به برنامه معرفی کنید.
پس از اینکه تمام اسناد موردنظر خود را تعیین کردید، امکان قرار دادن یک برچسب (Label) خاص برای پروژه وجود دارد. همچنین برای اعمال تنظیمات بیشتر گزینه More را انتخاب کنید.
۵- افزودن نمودارهای هوشمند در ورد
اگر بیشتر با نمودار و چارت‌های مختلف سروکار دارید، بهتر است به جای برنامه ورد مایکروسافت از اکسل (Microsoft Excel) استفاده کنید. با این حال یکی دیگر از قابلیتهای ورد مایکروسافت با نام Smart Art مخصوص طراحی و ایجاد نمودار در اسناد کاربران است.
مکان موردنظر در سند ورد خود را مشخص کنید و سپس به تب Insert بروید و در بخش illustrations گزینه Smart Art را انتخاب کنید. حالا یک پنجره پاپ آپ در رایانه ظاهر می‌شود تا نوع نمودار مدنظر کاربر در آن مشخص شود. در اینجا موارد مختلفی نظیر نمودارهای فرآیندی، مراتبی، هرمی و ارتباطی برای کاربران در دسترس هستند. مطابق با نیاز خود یکی از موارد مذکور را انتخاب کنید.
همانطور که در تصویر نیز مشاهده می‌کنید با کلیک بر روی هر کدام از این نمودارها، توضیح کوتاهی از آن در اختیار کاربر قرار می‌گیرد و رنگ و برچسب‌ها نیز قابل تغییر هستند. در نهایت بر روی OK کلیک کنید تا همه چیز مهیا شود.
با دو بار کلیک بر روی قسمت‌های حاوی متن در سند ورد می‌توان عبارات موردنظر خود را در نمودار وارد کرد. علاوه بر این امکان تغییر اندازه و چرخش نمودار برای کاربران فراهم شده است. در نهایت می‌توان عناصر مختلف در برخی نمودارها را به سادگی با هم جابجا کرد و چینش خاصی را برای آنها در نظر گرفت.
۶- متن را بلند برایم بخوان!
شاید گاهی اوقات شنیدن چیزی که در سند ورد خود نوشتید به شما در ویرایش نهایی متن کمک کند؛ در واقع متن خود را از زبان فرد دیگری می‌شنوید. قابلیت Read Aloud یک گزینه ساده و مناسب در برنامه ورد برای همین موضوع است.
به ابتدای سند خود بروید و بر روی تب Review کلیک کنید. حالا در اینجا باید گزینه Read Aloud را پیدا کنید. سپس برنامه ورد متن سند را بلند برای شما می‌خواند. البته باید حواستان باشد که میکروفون سیستم فعال باشد. یک پنجره کوچک کنترل برای این قابلیت طراحی شده است و در آن می‌توان صدا را متوقف و پخش کرد و یا آن را به جلو یا عقب‌تر برگردانند.
این قابلیت ورد ممکن است آنچنان پیچیده و جذاب نباشد، اما قطعا کارکردهای خاص خود را برای برخی کاربران خواهد داشت.
۷- ابزارهای یادگیری در ورد
بخش Learning Tools در برنامه مایکروسافت به کاربر کمک می‌کند تا مهارت خواندن خود را تقویت کنند. بر روی تب View رفته و گزینه Learning Tools را در منو انتخاب کنید. در اینجا متوجه می‌شوید که قابلیت Read Aloud نیز در دسترس قرار گرفته است. اما چند ابزار دیگر در همین منو عبارتند از:
- طول ستون (Column Width): این گزینه طول خطوط را جهت تمرکز بیشتر کاربران تغییر می‌دهد.
- رنگ صفحه (Page Color): جهت خواندن آسان‌تر و بهتر صفحه توسط کاربران رنگ پس‌زمینه را تغییر می‌دهد.
- فاصله متون (Text Spacing): با این ابزار می‌توان فاصله بین خطوط و کلمات را افزایش داد تا راحت‌تر متن را با سرعت بیشتر بخوانیم.
هجا (Syllables): قرار دادن علامت بین هجاهای هر کلمه با این قابلیت، خواندن متون را آسان‌تر می‌کند.
هر کدام از این ابزارها کارکرد خاص خود را دارد و می‌توانید مطابق با نیاز خود از این قابلیتهای ورد مایکروسافت استفاده کنید.
۸- شخصی‌سازی ورد با تنظیمات پیشرفته
اکثر کاربران از برنامه ورد با تنظیمات و حالات پیش‌فرض آن استفاده می‌کنند و دلیلی برای تغییر آنها نمی‌بینند. اما تنها با چند تغییر ساده و کوچک می‌توان این برنامه فوق کاربردی مایکروسافت را مطابق با نیازهای خود شخصی‌سازی کرد. همچنین سرعت عمل شما بالا رفته و ارورهای برنامه را نیز کاهش دهید.
جهت دسترسی به این تنظیمات باید بر روی File کلیک کرده و به بخش Options بروید. در پنجره پاپ‌آپ بر روی گزینه Advanced کلیک کنید. توجه داشته باشید تمامی مواردی که اینجا تغییر می‌دهید قابل بازگشت هستند.
۹- شخصی‌سازی نوار ابزار مطابق با نیاز خود
نوارهای بالای صفحه ورد از جمله کاربردی‌‌ترین بخش‌های برنامه به حساب می‌آیند. این نوارها میزبان صدها گزینه و قابلیتهای برنامه ورد مایکروسافت هستند که کاربران مرتبا از آنها استفاده می‌کنند. جهت شخصی‌سازی این بخش کافیست به ترتیب به بخش File و Options بروید. حالا در اینجا امکان اعمال تغییرات مدنظر کاربران وجود دارد. مطابق تصویر زیر جهت ویرایش تنظیمات Ribbon یا نوار ابزار، بر روی گزینه موردنظر خود کلیک کنید.
۱۰- تغییر تنظیمات مربوط به نوار وضعیت
یکی دیگر از بخش‌هایی که کاربران نمی‌دانند امکان شخصی‌سازی آن وجود دارد، نوار وضعیت برنامه ورد است، این نوار در انتهای پنجره ورد قرار دارد. ممکن است شخصی‌سازی این بخش محدود باشد، اما قطعا به کار شما می‌آید و سرعت عملتان را بالا خواهد برد.
برنامه ورد را باز کرده و بر روی نوار انتهای صفحه کلیک راست کنید. یک منو با نام Customise Status Bar نمایش داده می‌شود. در اینجا تعداد زیادی گزینه را جهت شخصی‌سازی نوار مذکور مشاهده می‌کنید. مطابق با نیاز خود می‌توانید آنها را ویرایش کنید.
منبع: گجت‌نیوز