قبل از این که یک هواپیما از زمین بلند شود، مسئولین پرواز، از خلبان و دستیارش گرفته تا مسئولین فرودگاه و برج مراقبت، باید صدها مورد و گزینه را چک کنند تا مطمئن شوند که مشکلی برای پرواز وجود نخواهد داشت. تنها فراموش کردن یکی از این موارد می‌تواند به معنی فاجعه بار تمام شدن پروازی باشد که می‌توانست آرام و موفق انجام شود. حال سوال اینجاست که چگونه مسئولین یک پرواز می‌توانند مطمئن شوند که هیچ یک از موارد مهم ایمنی را فراموش نکرده‌اند؟ آنها از یادداشتبرداری در قالب چک‌لیستی پیش از پرواز استفاده می‌کنند. یک یادداشت، فهرستی ساختاریافته از نکاتی است که باید برای حل یک مشکل مشخص یا به انجام رساندن یک فرآیند پیچیده، در نظر گرفته شوند. همراه ما باشید، در این مقاله، نگاهی خواهیم انداخت بر مزایای یادداشتبرداری و چگونگی تهیه یادداشت‌های مفید و کارآمد.
چرا یادداشتبرداری مهم است؟
اصطلاح «aide-mémoire» یک اصطلاح فرانسوی است که در انگلیسی «reminder» (یادآور) یا «memory aid» (یاری‌گر حافظه) ترجمه شده است. و ما از همان عبارت یادداشت برای ترجمه‌ی آن استفاده می‌کنیم. این اصطلاح اولین بار در سال ۱۸۴۶ توسط جی لوئیس (G. Lewis) در کتابی تحت عنوان «Aide-Mémoire to the Military Sciences» برای مخاطبین انگلیسی زبان، مطرح شد.
افراد به‌طور روزانه در حوزه‌های مختلفی یادداشتبرداری می‌کنند؛ از تحلیل سیستم‌های کامپیوتری گرفته تا درخواست‌های مالی و برنامه‌ریزی‌های نظامی. به عنوان مثال، بیمارستان‌ها از یادداشت برای هدایت و راهنمایی کارمندان بخش جراحی و نظافت استفاده می‌کنند تا اتاق‌های جراحی به روش مناسبی ضدعفونی شوند. این کار احتمال ایجاد عفونت در جراحی‌ها را کاهش خواهد داد.
مزایای یادداشتبرداری چیست؟
یادداشت می‌تواند هرچیزی را در بر بگیرد. از یک چک‌لیست کوتاه گرفته تا یک گزارش یا دفترچهای با صفحات زیاد. یادداشت‌ها می‌توانند در کاهش اشتباهات و افزایش بهره‌وری بسیار کارآمد باشند. به عنوان مثال، می‌توانید از یادداشت برای راهنمایی افراد جهت انجام وظایف جدید یا پیچیده استفاده کنید، یا مطمئن شوید که در فرآیندهای روتین و تکراری یا در موقعیت‌های پراسترس، مراحل مهم از قلم نیفتاده‌اند.
یادداشت‌ها در حل مسئله نیز می‌توانند به شما کمک کنند. به عنوان مثال، می‌توانید از آنها برای برگرداندن محتوای سایت‌تان استفاده کنید یا اختلالات رایج در عملکرد یک ماشین را درست کنید و یا به بررسی علل کاهش فروش در شرکت خود بپردازید.
در اغلب مواقع استفاده از یک یادداشت می‌تواند منجر به انجام درست و اثربخش کارها شود و از وقوع اشتباهات و خراب شدن کارها جلوگیری کند. به ویژه در مواقعی که تحت فشار هستید، استفاده از یادداشت به شما کمک می‌کند تا از وقوع اشتباهات جلوگیری کنید. همچنین در مواقعی که مجبور به انجام کارهایی هستید که مشابهت بسیاری با یکدیگر دارند، یادداشت‌ها می‌توانند بسیار مفید واقع شوند؛ مثلا جهت اطمینان از تدریس یک درس در طول یک پروژه‌ی آموزشی.
نکته:
اصطلاح یادداشت (aide-mémoire) به فهرست تهیه شده از اقدامات تصویب شده در یک جلسه یا خلاصه‌ی توافقات صورت گرفته نیز اطلاق می‌گردد.
چطور یادداشتبرداری کنیم؟
برای یادداشتبرداری با طوفان فکری پیرامون فهرستی از عناوین، موارد و نکاتی که باید در فرآیند یا موقعیت موردنظرتان در نظرگرفته شوند، شروع کنید.
سپس از فهرست اولیه‌ی خود در یک موقعیت واقعی یا سناریوی عملی جهت رفع یک مشکل یا انجام وظایف موردنظر استفاده کنید. هربار که شما یا تیم‌تان در حال کار کردن روی هر کدام از نکاتی که یادداشت کرده‌اید هستید، فهرست‌تان را مورد بازبینی قرار دهید و ببینید که آیا نکات دیگری هم وجود دارند که باید پوشش داده شوند؟ یا آیا لازم است که تغییراتی در فهرست اعمال شود یا خیر.
وقتی که یادداشت خود را تهیه کردید، از میان افراد خود با کسانی که تجربه و تخصص مرتبط با فعالیت موردنظرتان را دارند مشورت کنید تا مطمئن شوید که فهرست‌تان تا جایی که امکان دارد جامع و شامل باشد.
فهرست خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که به بهترین شکل ممکن، گویای اطلاعات مدنظر شما باشد. این فهرست می‌تواند یک یادداشت تک صفحه‌ای ساده باشد که می‌توانید از طریق کامپیوتر خود آن را مطالعه کنید و با اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید، یا می‌تواند دفترچهای چندصفحه‌ای باشد که می‌توانید آن را نگه دارید و در زمان‌های مورد نیاز از آن استفاده کنید.
یک یادداشت اثربخش، مختصر و مفید و متمرکز بر موضوعی خاص است که از عبارات و جملات ساده و واضحی در آن استفاده شده باشد و از آوردن پاراگراف‌های طولانی و کلمات سنگین در آن اجتناب شده باشد. حتی می‌توانید جهت برجسته کردن نکاتی که باید به‌خاطر بسپارید، از نمودارها و شکل‌ها در یادداشت‌‌برداری‌های خود استفاده کنید.
نکته‌ی بسیار مهمی که باید مدنظر قرار دهید این است که هرموقع نکته‌ی جدیدی آموختید که باید به ذهن‌تان بسپارید، یادداشت خود را به‌روزرسانی کنید. با انجام این کار می‌توانید به طور مداوم کیفیت کارتان را بالا ببرید.
همچنین می‌توانید یادداشت خود را در فضای مجازی به اشتراک بگذارید تا دیگران نیز از آن استفاده کرده و در صورت آموختن نکته‌ای جدید، آن را به یادداشت شما اضافه کنند.
نکته ۱
اگر باید کار خود را طی مراحلی با ترتیب مشخص انجام دهید، می‌توانید یادداشت‌تان را به صورت فلوچارت تهیه کنید.
نکته ۲
در بسیاری از موارد می‌توانید بلافاصله پس از تهیه‌ی یادداشت خود، از آن استفاده کنید. اما در مواقعی که ایمنی کار از اهمیت بالایی برخودار است و یا مواقعی که وقوع یک اشتباه می‌تواند خیلی گران تمام شود، لازم است که صحت و دقت یادداشت خود را بیازمایید تا مطمئن شوید که جامع و کامل است.
نکته ۳
در صورت امکان از درج جزئیات غیرضروری در یادداشت خود بپرهیزید. اگر یادداشت شما طولانی و پیچیده باشد، افراد از آن استفاده نخواهند کرد.
منبع: چطور